কম্পিউটারে ফাইল খোঁজা, একাধিক ফাইল সিলেক্ট ও গুছিয়ে রাখার নিয়ম

File ও Folder খুঁজে বের করার নিয়ম

Computer-এ অনেক File থাকলে একটির পর একটি Folder খুলে খোঁজার প্রয়োজন নেই। File Explorer-এর Search Box ব্যবহার করে নির্দিষ্ট Location-এর মধ্যে File বা Folder খুঁজতে পারেন।

1. Windows + E চেপে File Explorer খুলুন।
2. যে জায়গায় খুঁজতে চান, যেমন Documents বা Downloads, সেখানে যান।
3. ওপরের দিকে থাকা Search Box-এ File বা Folder-এর নামের একটি অংশ লিখুন।
4. প্রয়োজনে Enter চাপুন এবং Search Result আসা পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।
5. ফলাফলে প্রয়োজনীয় Item-এর নাম ও Location মিলিয়ে দেখুন।

উদাহরণ: Documents-এর মধ্যে report নামে কোনো File থাকলে Search Box-এ report লিখে খুঁজতে পারেন।

একটি বা একাধিক File Select করুন

w

কোনো File বা Folder-এর ওপর কাজ করার আগে সেটি Select করতে হয়। একসঙ্গে একাধিক Item Select করলে সেগুলোর ওপর প্রয়োজনীয় কাজ একবারে করা সহজ হয়।

একটি Item Select করা

File Explorer-এ একটি File বা Folder-এর ওপর একবার Left Click করুন। Item-টি Highlighted হলে বুঝবেন সেটি Select হয়েছে।

পাশাপাশি থাকা একাধিক Item Select করা

1. প্রথম Item-এ Click করুন।
2. Shift Key চেপে ধরে রাখুন।
3. যে Item পর্যন্ত Select করতে চান, সেটিতে Click করুন।
4. প্রথম থেকে শেষ পর্যন্ত Item-গুলো Highlighted হয়েছে কি না দেখুন।

আলাদা জায়গায় থাকা একাধিক Item Select করা

1. প্রথম Item-এ Click করুন।
2. Ctrl Key চেপে ধরে অন্য প্রয়োজনীয় Item-গুলোতে একবার করে Click করুন।
3. সব প্রয়োজনীয় Item Highlighted হয়েছে কি না দেখুন।

সব Item Select করতে: বর্তমান Folder-এর Item List-এ Click করে Ctrl + A চাপতে পারেন।

ভুল Item Select হলে কোনো কাজ করার আগে Selection আবার পরীক্ষা করুন। খালি জায়গায় Click করলে সাধারণত Selection উঠে যায়।

Sort ব্যবহার করে File সাজিয়ে দেখুন

একটি Folder-এ অনেক File থাকলে Sort ব্যবহার করে সেগুলো নির্দিষ্ট ক্রমে সাজিয়ে দেখতে পারেন। এতে প্রয়োজনীয় File খুঁজে পাওয়া সহজ হয়।

• Name: নাম অনুযায়ী File ও Folder সাজায়।
• Date modified: সর্বশেষ পরিবর্তনের সময় অনুযায়ী সাজায়।
• Type: File-এর ধরন অনুযায়ী সাজায়।
• Size: File-এর আকার অনুযায়ী সাজায়।

যেভাবে করবেন: File Explorer-এ প্রয়োজনীয় Folder খুলুন। ওপরের Sort Option অথবা Folder-এর খালি জায়গায় Right-click করে Sort by থেকে প্রয়োজনীয় ধরন বেছে নিন। Windows Version অনুযায়ী Option-এর অবস্থান ভিন্ন হতে পারে।

উদাহরণ: সম্প্রতি পরিবর্তন করা File খুঁজতে Date modified অনুযায়ী Sort করা সুবিধাজনক। প্রয়োজন হলে Ascending বা Descending ক্রমও পরিবর্তন করতে পারেন।

Sort করলে File-এর আসল Folder Location পরিবর্তন হয় না; শুধু দেখানোর ক্রম বদলায়।

View পরিবর্তন করে File-এর তথ্য দেখুন

File Explorer-এর View Option ব্যবহার করে File ও Folder কীভাবে দেখাবে, তা পরিবর্তন করতে পারেন।

• Large icons: বড় Icon বা ছবির Thumbnail দেখে Item চিনতে সুবিধা হয়।
• List: তুলনামূলক কম জায়গায় অনেক Item-এর নাম দেখা যায়।
• Details: Name, Date modified, Type ও Size-এর মতো তথ্য Column আকারে দেখা যায়।

যেভাবে করবেন: একটি Folder খুলে View থেকে Details নির্বাচন করুন। তারপর অন্য View নির্বাচন করে পার্থক্য দেখুন।

File-এর নাম, ধরন বা পরিবর্তনের সময় মিলিয়ে দেখতে Details View বিশেষভাবে কাজে লাগে। View পরিবর্তন করলেও File-এর Content বা Location পরিবর্তিত হয় না।

File ও Folder গুছিয়ে রাখার সহজ নিয়ম

সব File একই Folder-এ রাখলে পরে প্রয়োজনীয় File খুঁজে পাওয়া কঠিন হতে পারে। কাজের ধরন অনুযায়ী আলাদা Folder ব্যবহার করলে File Organization সহজ হয়।

ধরুন, আপনার পড়াশোনার Document, ছবি ও অফিসের File আছে। এগুলো নিচের মতো গুছিয়ে রাখতে পারেন:

এখানে Study ও Office আলাদা কাজের Folder। Notes ও Reports হলো তাদের ভেতরের Subfolder।

কোন File কোথায় রাখবেন?

• Documents: লেখা, Report ও পড়াশোনার Document রাখার পরিচিত জায়গা।
• Pictures: ছবি রাখার পরিচিত জায়গা।
• Downloads: Download করা File সাধারণত প্রথমে এখানে পাওয়া যায়।
• Desktop: দ্রুত ব্যবহারের Item রাখা যায়, তবে অতিরিক্ত File জমিয়ে না রাখাই সুবিধাজনক।

এগুলো সাধারণ ব্যবহারের উদাহরণ। আপনার কাজ অনুযায়ী অন্য Location-ও বেছে নিতে পারেন।

Folder Organization যাচাই করুন

1. কাজের ধরন অনুযায়ী Folder-এর নাম পরিষ্কার রাখুন।
2. প্রয়োজনীয় File সঠিক Folder-এ Copy বা Move করুন।
3. Destination Folder খুলে File-টি সেখানে আছে কি না দেখুন।
4. Move করে থাকলে আগের Location-এ File-টি আর আছে কি না যাচাই করুন।

অনুশীলন করুন

নিজের Computer-এ একটি ছোট Practice Folder ব্যবহার করে File Search, Selection ও Organization অনুশীলন করুন। গুরুত্বপূর্ণ File-এর পরিবর্তে নিজের তৈরি Practice File ব্যবহার করুন।

1. Documents-এ File Practice নামে একটি Folder তৈরি করুন।
2. এর ভেতরে Study ও Office নামে দুটি Folder তৈরি করুন।
3. File Practice Folder-এ তিনটি Text Document তৈরি করে note1.txt, note2.txt ও report.txt নাম দিন।
4. Search Box-এ report লিখে File-টি খুঁজুন।
5. মূল File Practice Folder-এ ফিরে Ctrl ব্যবহার করে note1.txt ও note2.txt একসঙ্গে Select করুন।
6. আগের Lesson-এ শেখা Move পদ্ধতিতে এই দুটি File Study Folder-এ রাখুন।
7. report.txt File-টি Office Folder-এ Move করুন।
8. Study Folder খুলে Details View নির্বাচন করুন এবং Name অনুযায়ী Sort করুন।
9. Study ও Office Folder খুলে সব File সঠিক জায়গায় আছে কি না যাচাই করুন।

ফলাফল যাচাই করুন: Study Folder-এ note1.txt ও note2.txt এবং Office Folder-এ report.txt পাওয়া গেলে Organization সফল হয়েছে। Search, Selection, Sort ও View-ও আলাদাভাবে ব্যবহার করতে পেরেছেন কি না দেখুন।